Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für das Vorzimmer des Bürgermeisters eine/n
Sekretär/in (m/w/d)
Entgeltgruppe 9a TVöD / Besoldungsgruppe A9 LBesG NRW
unbefristet in Vollzeit
unbefristet in Vollzeit
Leben und Arbeiten bei der Stadt Pulheim
Hohe Lebensqualität, rheinische Mentalität und die richtige Balance zwischen Tradition und Moderne: Pulheim im Rhein-Erft-Kreis bietet Menschen Heimat, die die Nähe zu Großstädten wie Köln und Düsseldorf ebenso zu schätzen wissen wie einen Ausflug in die Natur. In der Verwaltung arbeiten rund 770 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die mehr als 55.000 Bürgerinnen und Bürger. Bringen Sie sich und Ihre Stärken ein – und gestalten Sie die Stadt von morgen mit!
Ihre wesentlichen Aufgaben
- Büromanagement (Post- und Email-Bearbeitung, Ablage und Aktenführung, Telefondienst)
- Erstellung und Pflege interner Datenbanken
- Terminplanung und -überwachung
- Bewirtung und Betreuung von Gästen, vereinzelt auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten
- interne und externe Korrespondenz, auch nach Diktat
- eigenständiges Erstellen von Präsentationen
- allgemeine administrative Aufgaben (Koordination, Organisation, Konzeptaufbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen, Tagungen)
- Übernahme von Sonderaufgaben
Zwingende Anforderung
- eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. die erfolgreiche Absolvierung des Verwaltungslehrgangs I (alt: Angestelltenlehrgang I), eine abgeschlossene Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 oder
- eine abgeschlossene mindestens dreijährige Berufsausbildung (vorzugsweise im kaufmännischen Bereich) und mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariatsbereich oder
- einen höheren Bildungsabschluss mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
Wünschenswert
- Erfahrungen in einem vergleichbarem Sekretariat (z. B. Vorstandsekretariat)
- sichere Kenntnisse der MS-Office-Software, insbesondere Word, Excel, Power-Point und Outlook
- hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationsgeschick und Engagement
- hohe Einsatzbereitschaft sowie absolute Diskretion
- schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen und eigenständige Priorisierung
- gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
Haben Sie noch Fragen? Wir beantworten sie Ihnen gerne
Fachamt: Frau Henn, Referentin des Bürgermeisters, Tel. 02238/808-107 Personalabteilung: Frau Granata, Tel. 02238/808-640Die Stadt Pulheim fördert die Gleichstellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen und diesen gleichgestellte Personen werden besonders berücksichtigt.